1। टुकड़े टुकड़े करना (टुकड़े टुकड़े करना)
लैमिनेटिंग क्या है?
लैमिनेटिंग (जिसे लैमिनेटिंग भी कहा जाता है) में एक लैमिनेटिंग फिल्म में दस्तावेज़ रखना और फिर एक लैमिनेटर का उपयोग करना शामिल है, जो उन्हें गर्म करने और उन्हें एक साथ दबाने के लिए, फिल्म के अंदर कागज को "सील" करता है। यह विधि वाटरप्रूफ, रिंकल - प्रूफ, और आंसू - प्रतिरोधी है।
उपयुक्त दस्तावेज़ प्रकार:
प्रमाण पत्र, पुरस्कार
कर्मचारी कार्ड, कार्य परमिट
मेनू, प्रशिक्षण सामग्री
लाभ:
वाटरप्रूफ, दाग - प्रतिरोधी, और गुना - प्रतिरोधी
मजबूत, अधिक परिष्कृत उपस्थिति
कम लागत और उपयोग करने में आसान
2। फ़ाइल फ़ोल्डर और फ़ाइल आयोजक
कई प्रकार के फ़ाइल फ़ोल्डर हैं:
दो - रिंग बाइंडर्स / तीन - रिंग बाइंडर्स
ज़िपलॉक बैग
फ़ाइल आयोजक डालें
उपयुक्त दस्तावेज़ प्रकार:
रिपोर्ट, अनुबंध, नियम और विनियम
परियोजना सामग्री, बैठक मिनट
सभी प्रकार के ए 4 पेपर दस्तावेज
लाभ:
स्पष्ट वर्गीकरण और आसान फाइलिंग
पुन: प्रयोज्य
सस्ती लागत और विभिन्न प्रकार की शैलियाँ
3। इलेक्ट्रॉनिक स्कैनिंग और बैकअप
विधि विवरण:
पेपर दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों में बदलने के लिए एक स्कैनर या कैमरे का उपयोग करें और उन्हें क्लाउड सेवा, यूएसबी ड्राइव या कंपनी सर्वर में सहेजें। अनुशंसित संयोजन:
दोहरी कागज और इलेक्ट्रॉनिक भंडारण
एन्क्रिप्टेड संपीड़ित फाइलें, एक्सेस कंट्रोल
लाभ:
नुकसान और क्षति को रोकता है
खोजने और साझा करने में आसान
सेविंग पेपर स्पेस
4। वाटरप्रूफ फाइल बैग/फायरप्रूफ बैग
के लिए उपयुक्त:
जाने पर महत्वपूर्ण दस्तावेज ले जाना
लंबे समय तक - टर्म डॉक्यूमेंट
लाभ:
वाटरप्रूफ और अग्निरोधक सामग्री
मजबूत जिपर सील
अतिरिक्त सुरक्षा के लिए संयोजन ताले के साथ कुछ
5। सील फ़ाइल बैग/बक्से
उपयोग करता है:
भारी या बहु - वर्गीकृत दस्तावेजों जैसे कि अनुबंध, ग्राहक दस्तावेज और कार्मिक फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए उपयुक्त है।
विशेषताएँ:
बड़ी क्षमता
लेबल और वर्गीकृत किया जा सकता है
विभिन्न सामग्री: कागज, प्लास्टिक, ऑक्सफोर्ड कपड़ा, आदि।
6। गोपनीय दस्तावेजों को कम करना
दस्तावेजों की सुरक्षा के अलावा, यह सीखना भी महत्वपूर्ण है कि उन्हें सुरक्षित रूप से कैसे नष्ट किया जाए। गोपनीय या निजी कंपनी के दस्तावेजों को लापरवाही से नहीं छोड़ा जाना चाहिए; उन्हें काट दिया जाना चाहिए।